by Media monitoring adalah salah satu menu utama pekerjaan public relation (PR). Bagi PR yang berada dalam sebuah perusahaan atau corporate PR, idealnya, kegiatan ini dibantu oleh konsultan. Namun tidak semua corporate PR berkesempatan untuk mendapatkan fasilitas tersebut. Bisa karena perusahaan memandang belum perlu, atau situasi belum memungkinkan untuk mengalokasikan budget konsultan media monitoring. Jika demikian, corporate PR harus melaksanakan sendiri kegiatan media monitoring, yang dalam artikel ini saya sebut dengan “media monitoring DIY” alias “do it yourself”.
Peran konsultan dalam pelaksanaan media monitoring sesungguhnya sangat penting, karena melibatkan data yang amat banyak, harus selalu terupdate, dan hasilnya menjadi salah satu Key Performance Indicator (KPI) pekerjaan corporate PR. Perusahaan yang sudah memiliki konsultan media monitoring pun masih perlu minimal seorang penanggung jawab di internal perusahaan, sebagai “jembatan” antara konsultan dengan pihak internal perusahaan. Oleh karena itu, media monitong DIY harus dihargai sebagai sebuah usaha yang membutuhkan kesungguhan dan konsistensi dari team corporate PR.
Prasyarat media monitoring DIY
Media monitoring tanpa konsultan itu gampang-gampang susah. Gampang kalau perusahaan Anda jauh dari segala pemberitaan, terutama yang negatif. Susah kalau tiba-tiba perusahaan Anda mendapat pemberitaan negatif, baik itu berupa keluhan pelanggan, musibah di salah satu kantor cabang, fraud, atau mendadak salah satu manajemen senior terlibat kasus korupsi. Karena itu dengan atau tanpa konsultan, media monitoring tetap harus dilaksanakan, tentunya dengan memperhatikan beberapa hal berikut:
- Tersedia paling sedikit seorang penanggung jawab yang ditunjuk. Jika memungkinkan, dia dikhususkan untuk menangani media monitoring, meskipun pada prakteknya juga punya tugas-tugas lain.
- Akses internet yang mendukung, bebas dari pembatasan.
- Pemahaman manajemen mengenai pentingnya media monitoring, dan bahwa versi DIY ini dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan pokok media monitoring, bukan untuk menggantikan jasa konsultan yang punya standar dan infrastruktur lebih memadai.
- Penanggung jawab unit kerja corporate PR harus memantau perkembangan kebutuhan media monitoring, dan meyakinkan manajemen agar bertindak lebih serius jika memang kebutuhannya semakin tinggi, dan media monitoring DIY sudah tidak lagi mencukupi. Kebutuhan yang tinggi maksudnya adalah semakin banyaknya pemberitaan baik positif dan terlebih negatif yang harus dipantau dan dikelola secara lebih baik untuk menjaga reputasi perusahaan.
Tujuan media monitoring DIY
Pada dasarnya, tujuan media monitoring versi DIY sama dengan versi ideal. Yakni untuk memantau pemberitaan mengenai perusahaan dan pihak-pihak terkait, mengantisipasi pemberitaan yang dianggap perlu, terutama berita negatif, dan memantau efektivitas kegiatan public relation. Bedanya, versi DIY memiliki berbagai keterbatasan seperti peringatan berita negatif kurang cepat, jumlah berita, dan jenis media yang dipantau terbatas, dan lain sebagainya
Langkah-langkah media monitoring DIY:
1. Membuat daftar pihak-pihak yang dimonitor sebagai kata kunci pencarian
Penentuan keyword atau kata kunci diperlukan untuk melacak pemberitaan yang muncul di berbagai media. Kata kunci ini minimal terdiri dari nama perusahaan, nama media target, spokeperson perusahaan, produk dan layanan perusahaan, pihak-pihak terkait seperti nama perusahaan competitor, regulator, mitra bisnis, induk perusahaan, asosiasi dan sebagainya.
Buat daftar kata kunci dan tentukan skala prioritas dari daftar tersebut. Jika menggunakan jasa konsultan, semua kata kunci akan dipantau setiap hari. Namun dalam media monitoring DIY, kita akan memantau kata kunci berdasarkan prioritas, dan baru memantau semua kata kunci jika situasi memungkinkan.
Selain itu, cari dan follow akun media sosial semua kata kunci di atas. Pemantauan akun media sosial di sini fokus ke berita yang dishare akun media terkait, dan isu-isu terkini yang dishare atau direspon para wartawan. Dengan follow akun media sosial mereka, akan membantu kita memantau berita terbaru dan isu-isu yang diposting karena akan muncul di lini masa kita.
Daftarkan kata-kata kunci di atas pada google alert dan pantau email google. Dalam prakteknya, saya belum bisa mengandalkan google alert sepenuhnya, karena lebih efektif dengan googling manual dan memantau media sosial. Namun google alert tetap bermanfaat saat kita sedang tidak bisa intens dan fokus pada media monitoring.
2. Menyusun jadwal kegiatan media monitoring
Laporan harian di pagi hari adalah salah satu kegiatan wajib dalam media monitoring. Isi laporan ini adalah ringkasan berita hari itu mengenai perusahaan dan pihak-pihak terkait yang relevan, seperti kompetitor, mitra bisnis, regulator, asosiasi, industri. Laporan harian ini diberikan kepada top manajemen dan pihak internal untuk agar mereka terinformasi mengenai pemberitaan terbaru. Biasanya laporan harian ini diberikan pagi hari, sekitar pukul 9-10 pagi. Ada juga perusahaan yang media monitoringnya dilaksanakan lebih pagi, yakni pukul 7 pagi sebelum direksi mulai beraktivitas.
Googling dan pantau media sosial minimal dua kali sehari terkait perusahaan, sehari sekali untuk pihak lainnya. Misalnya googling pertama di pagi hari begitu jam kerja dimulai, karena maksimal jam 10.00 sudah harus mengirimkan laporan harian untuk manajemen. Sekitar jam makan siang, atau sekitar pukul 15.00 kembali lakukan googling dan pantau media sosial. Hal ini untuk mengantisipasi adanya pemberitaan yang muncul di sepanjang hari.
Berita yang muncul dalam pemantauan kita di pagi hari kemungkinan adalah berita-berita yang kejadiannya antara hari sebelumnya hingga pagi di hari itu juga. Setelah itu, peristiwa yang terjadi dan masuk berita akan bisa kita tangkap di siang atau sore harinya.
Jadwalkan penyusunan laporan periodik dan non periodik sesuai kebutuhan. Sebagai contoh, laporan periodik yakni laporan harian maksimal pukul 10.00, laporan mingguan tiap hari senin, laporan bulanan maksimal tanggal 10 di bulan berikutnya, dan seterusnya. Laporan non periodik biasanya dilakukan setelah kita melakukan publikasi yang jadwalnya sesuai kebutuhan.
3. Mendokumentasikan data hasil monitoring.
Catat dan simpan semua data yang diperoleh dari kegiatan media monitoring. Data ini akan sangat berguna untuk membuat analisis dan laporan kegiatan media monitoring.
Buat sebuah format untuk menyimpan data-data tersebut, yang memudahkan untuk mengedit dan mengolah data. Siapkan juga template untuk masing-masing laporan, terutama laporan harian yang memerlukan kecepatan dalam pembuatannya. Kalau saya pribadi lebih nyaman dengan excel, karena pengoperasiannya relatif mudah.
4. Membuat laporan media monitoring
Laporan dari hasil media monitoring lazimnya disajikan secara periodik maupun non periodik. Laporan periodik yakni harian, bulanan, triwulanan, semesteran, dan tahunan.
Laporan harian, dalam bentuk ringkasan berita untuk manajemen dan internal, termasuk berita negatif yang harus segera ditindaklanjuti. Laporan bulanan, dalam bentuk yang lebih detil, seperti daftar liputan, dan analisis data hasil monitoring berita dalam periode satu bulan tersebut. Laporan triwulanan, semesteran, dan tahunan. Periode yang dipilih disesuaikan dengan kebutuhan, sedangkan bentuknya berupa rekap data yang lebih lengkap.
Sedangkan laporan non periodik, dibuat di luar jadwal rutin di atas. Salah satunya adalah laporan rekap liputan setelah melakukan publikasi baik berupa press conference, event yang diliput media, interview media, maupun hanya menerbitkan press release saja. Beberapa hari setalah melakukan publikasi, kita memantau pemberitaan dan membuat sebuah laporan khusus mengenai pemberitaan yang muncul dan melakukan analisis atas efektivitas dari hasil aktivitas tersebut.
Langkah-langkah media monitoring di atas hanya contoh dan yang mendasar saja. Seiring bertambahnya jam terbang, kita akan menemukan cara-cara baru yang lebih efisien dan praktis, yang kadang tak terpikirkan sebelumnya.
Mengingat media monitoring DIY ini tidak dimaksudkan untuk selamanya, kita harus membuat catatan secara rinci kegiatan operasionalnya sebagai bahan paparan untuk disampaikan ke manajemen. Buat analisis cost dan benefitnya, dari berbagai sisi baik finansial maupun non finansial, apakah media monitoring versi DIY tetap memadai atau sudah waktunya menggunakan jasa konsultan. Salah satu opsi adalah membandingkan mana yang lebih efektif dan efisien, antara merekrut karyawan khusus untuk media monitoring atau menggunakan jasa konsultan.
Apapun opsi yang dipilih, kita harus selalu ingat, bahwa keterlambatan menangani berita negatif karena kurang memadainya media monitoring, taruhannya adalah reputasi perusahaan.
Demikian sekilas mengenai kegiatan media monitoring versi “do it yourself” berdasarkan pengalaman pribadi saya. Jika pembaca mempunyai masukan, silakan tulis di kolom komentar atau DM saya. Terima kasih dan semoga bermanfaat.
Jakarta, 25 Mei 2022.
#mediamonitoring #earnedmedia #doityourself #krisnamaharani #PRdunianyata
